Audyt-podstawowe informacje

21-07-2011
Audyt - to systematyczny, udokumentowany i niezależny przegląd systemu mający na celu dokonanie jego oceny oraz czy działa on w sposób należyty, zgodny z zaplanowanymi założeniami. Sprawdza on, czy wdrożone zasady są skutecznie stosowane. Słowo audyt pochodzi z języka łacińskiego i oznacza „ słyszeć, słuchać”. Podstawą audytu jest szeroko posiadana przez audytora wiedza, poparta odpowiednim wykształceniem oraz doświadczeniem zawodowym, a także umiejętność zadawania pytań oraz słuchania i analizowania uzyskanych odpowiedzi . Podstawowe terminy związane z audytem Audytor - osoba przeprowadzająca audyt, posiadająca odpowiednie wykształcenie, doświadczenie zawodowe oraz odpowiednie cechy charakteru. Osoba ta powinna spełniać wymagania normy ISO 19011 . Audytowany - organizacja poddawana procesowi weryfikacji, zleca ona wykonanie audytu. Plan audytu- opis działań jakie zostaną wykonane na miejscu przeprowadzenia audytu oraz wszelkie ustalenia związane z nim. Zawiera on sprecyzowanie rodzaju audytu, cel, zakres oraz dokumenty użyte podczas audytu. Zakres audytu - to granica i obszar audytu oraz czas w jakim powinien zostać wykonany. Obejmuje on fizyczną lokalizację organizacji, procesy technologiczne oraz działalność . Kryteria audytu - zbiór instrukcji, procedur oraz wymagań, wobec nich określana jest zgodność lub jej brak w procesie . Rodzaje audytów Audyty przeprowadzane w organizacjach można podzielić pod wieloma względami. Można do nich zaliczyć sposób wykonania audytu, organizację wykonującą audyt oraz dokładność wykonanych audytów. Audyt strony pierwszej Audyt strony pierwszej to audyt zwany również wewnętrznym. Przedsiębiorstwo samo audytuje swój system poprzez przeszkolenie swoich pracowników, jednak nie mogą oni przeprowadzać audytu w dziale, w którym pracują. Ich głównym zadaniem jest dokonanie oceny wdrożenia i funkcjonowania systemu. Audyt wewnętrzny jest dużo częściej przeprowadzany niż pozostałe . Głównymi przyczynami jest łatwość przeprowadzania oraz niski koszt. Audyt ten przeprowadzany jest zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem przez kierownictwo przedsiębiorstwa. Audyt strony drugiej Audyt strony drugiej zwany także audytem zewnętrznym polegającym na przeprowadzeniu audytu u swoich dostawców. Ma on na celu sprawdzenie jakości dostarczanych towarów oraz warunków w jakich towar zostaje dostarczony do zakładu produkcyjnego. Dostawca powinien spełniać normy zapisane w polskim ustawodawstwie oraz procedury wprowadzone przez odbiorcę. Audyt strony drugiej przeprowadzany jest zgodnie z wcześniej zaplanowanym harmonogramem ustalonym przez kierownictwo przedsiębiorstwa będącego odbiorcą towaru oraz przy podpisywaniu umowy z nowym dostawcą. Audyt strony trzeciej Audyt strony trzeciej zwany także audytem certyfikującym jest sprawdzeniem i potwierdzeniem czy wdrożony system HACCP jest zgodny z wymaganiami norm ISO. Wykonawcą takiego audytu jest organizacja zewnętrzna posiadająca odpowiednie uprawnienia, a zleceniodawca jest organizacją audytowaną. Głównym celem tego audytu jest uzyskanie certyfikatu jakości systemu oraz podwyższenie zaufania klientów wobec przedsiębiorstwa. Kolejny audyt przeprowadzany jest trzy lata po audycie certyfikującym. W między czasie mogą zostać przeprowadzone dodatkowo audyty nadzorujące. Audytor Audytor to osoba o odpowiednich kwalifikacjach, doświadczeniu zawodowym oraz o odpowiednich cechach osobowych, dokonująca kontroli zgodności systemu. Musi posiadać ona uprawnienia do przeprowadzania danego a zarazem konkretnego audytu, oraz spełniać warunki zapisane w normie ISO 19011. Audytorzy powinni być autonomiczni, nie podlegać żadnym wpływom tak, aby wyniki audytu były rzetelne. Kwalifikacje audytora Podstawowym wymaganiem wobec audytora jest posiadanie wykształcenia wyższego kierunkowego związanego z jakością. Powinien posiadać cztero letnie doświadczenie zawodowe z dziedziny przeprowadzania kontroli jakości. Zaleca się także, aby audytor w sposób ciągły uaktualniał swoją wiedzę poprzez uczestnictwo w szkoleniach, a także na bieżąco sprawdzać zmiany w normach oraz procedurach związanych z tematyką audytu . Cechy osobowości audytora Audytor powinien w sposób jasny i płynny formułować swoje myśli oraz wypowiedzi. Wykazuje się inteligencją, zdolnością do analizowania oraz wytrwałością w dążeniu do celu. Winien posiadać zdolność do oceny sytuacji w sposób realistyczny, a zarazem powinien rozumieć złożone operacje i rolę poszczególnych elementów wchodzących w skład całej organizacji. Audytor nie może ulegać pochlebstwom oraz zastraszaniu, powinien w sposób prawidłowy uzyskiwać i oceniać dowody rzeczowe. Podczas kontroli audytor nie może okazywać zniecierpliwienia, zachowywać się w sposób nieuprzejmy oraz nie może wprowadzać nerwowej atmosfery. Zadawane pytania przez audytora winny być w pełni zrozumiałe dla osób biorących w audycie . Uwaga audytora powinna skupiać się na procesie weryfikacji, wykluczone są jakiekolwiek rozmowy przez telefon komórkowy powodujące zakłócenia podczas kontroli. Osoba przeprowadzająca audyt winna obstawać przy swoich wnioskach uzyskanych podczas audytu wbrew naciskom na ich zmianę w momencie, jeżeli nie istnieje uzasadnienie oparte na dowodach. Zadania oraz odpowiedzialność audytora Głównym zadaniem audytora jest ocena zgodności wdrożonego systemu z ustalonymi normami oraz procedurami. Dokonuje on przeglądu dokumentacji wdrożonego systemu wraz z oceną ich stosowności. Audytor winien określać wymagania dotyczące każdego elementu audytu, zobowiązany jest także do stosowania się do procedur przeprowadzania weryfikacji systemu oraz pozostałych norm i procedur związanych z systemem jakości. Przed przystąpieniem do przeprowadzenia kontroli audytor powinien przygotować plan audytu, dokumentację roboczą niezbędną podczas wykonywania audytu oraz określić rodzaj wykonywanej weryfikacji. W razie stwierdzenia niezgodności podczas przeprowadzonej kontroli audytor ma obowiązek umieścić informacje w raporcie kontrolnym o zaistniałym zdarzeniu, a także poinformować o tym fakcie audytowanego. Audytor ma obowiązek przekazywania swojej wiedzy oraz wyjaśnić wymagania związane z obszarem audytu osobom biorącym udział w kontroli. Po zakończeniu kontroli audytor w ciągu kilku dni winien przedstawić raport z przeprowadzonej kontroli, który w sposób rzetelny, rzeczywisty i przejrzysty przedstawia wyniki przeprowadzonego audytu w siedzibie audytowanego. Niedopuszczalne jest przedłużanie okresu przedstawienia raportu z przeprowadzonej kontroli. Podczas kolejnej inspekcji osoba przeprowadzająca audyt winna dokonać sprawdzenia skuteczności wdrożonych działań korygujących. Cel przeprowadzania audytu Przeprowadzanie kontroli w siedzibie audytowanego ma na celu stwierdzenie zgodności lub niezgodności poszczególnych elementów wdrożonego systemu według obowiązujących norm prawnych oraz procedur zawartych w założeniach systemu zarządzania. Przeprowadzana inspekcja pozwala na wprowadzanie działań korygujących mających na celu poprawienie funkcjonowania systemu jakości oraz na poszerzenie wiedzy osób związanych z jego funkcjonowaniem. Kontrola ta potwierdza iż własny system jakości odpowiada określonym wymaganiom oraz jest on wdrożony w prawidłowy sposób. Zasady audytu W przeprowadzaniu audytu można wyróżnić pięć podstawowych zasad stosowanych podczas kontroli: • Niezależność - audytor powinien być całkowicie niezależny, posiadać swoje zdanie oraz w sposób bezstronny i obiektywny precyzować swoje wnioski z audytu. Nie może on ulegać wpływom innych osób w sposób psychiczny poprzez zastraszanie lub materialny poprzez zaoferowanie korzyści majątkowej. • należyta staranność zawodowa - audytor powinien w sposób rzetelny i dokładny wykonywać swoje obowiązki. • rzetelna prezencja - po zakończeniu kontroli, audytor winien przedstawić raport z przeprowadzonej inspekcji zgodny z prawdą oraz zapisami uzgodnionymi podczas kontroli. • postępowanie etyczne - audytor podczas przeprowadzanej inspekcji wykazuje pełen profesjonalizm, zaufanie wobec audytowanego, działania zgodne z prawem oraz pełną dyskrecję związana z tajemnicą przedsiębiorstwa. • dowód - jest jedyną rzetelną i wiarygodną podstawą do uzyskania wniosków z audytu.

 


 

 

Partnerzy

  • Stowarzyszenie Kucharzy Polskich
  • Pomorska Akademia Kulinarna
  • Czas na gęsine
  • Hotel Słoneczny Młyn
  • Gastroexpo
  • Zsgh
  • Ogólnopolski Festiwal Zalewajki
  • Targi EkoStyl
  • ProGastro
  • Doceń Polskie
  • PolagraGastro
  • World Hotel
  • Międzynarodowe Targi Wyposażenia Hoteli i Gastronomii HORECA®
  • Ogólnopolski Cech Rzeźników-Wędliniarzy-Kucharzy
  • Warsaw Gastro Show
  • Mazury Horeca
  • eurogastro
  • World food warsaw
  • Foodexpo
  • kongres
  • POLAND 100 BEST RESTAURANTS 2017